公(gong)司安(an)排部(bu)署檔案(an)收集整理(li)工作
發布日期:2015/5/7 17:59:55
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4月17日下(xia)午,公(gong)司召開(kai)了檔(dang)案收集整理部署安排會(hui)議,公(gong)司執行董事(shi)高(gao)永慶(qing)、工會(hui)主(zhu)(zhu)席王(wang)玉(yu)林(lin)、副總經(jing)理滕連越(yue)以及各部門負(fu)責人出席會(hui)議,會(hui)議由高(gao)永慶(qing)主(zhu)(zhu)持。
綜合(he)事務(wu)部(bu)部(bu)長李山虎首先詳細介紹了公司目前的(de)檔(dang)案(an)存放情況,并對各部(bu)門現存完好的(de)檔(dang)案(an)、急需收(shou)集管理和報(bao)備(bei)的(de)檔(dang)案(an)以及鑒定(ding)需銷(xiao)毀的(de)檔(dang)案(an)處理過程中存在的(de)問題進行了分析解讀(du)。之后,立(li)足前期制定(ding)的(de)檔(dang)案(an)實(shi)施細則,結合(he)公司目前具體實(shi)際情況,李山虎提出了相應工作的(de)整改意見。
檔(dang)案(an)集(ji)中(zhong)收(shou)集(ji),統(tong)一移(yi)交檔(dang)案(an)室。隨(sui)著公司(si)的發展,各部門(men)科室也相應發生(sheng)一定的變(bian)化,為保證各部門(men)檔(dang)案(an)資料(liao)連(lian)續完整(zheng)(zheng),今后檔(dang)案(an)實施集(ji)中(zhong)收(shou)集(ji),各部門(men)存檔(dang)超(chao)過一定期(qi)限后,集(ji)中(zhong)移(yi)交檔(dang)案(an)室,進行(xing)永(yong)久保存,將會有效(xiao)杜絕因部門(men)變(bian)動、人(ren)事變(bian)遷,導致的檔(dang)案(an)斷檔(dang)、遺(yi)失或歸檔(dang)處不(bu)明的現象。各部門(men)指定專(zhuan)屬檔(dang)案(an)管理員,負責部門(men)檔(dang)案(an)的整(zheng)(zheng)理、上報和移(yi)交工(gong)作(zuo)。
充分(fen)利用現(xian)代化辦公工具,有選擇性的將(jiang)一些參考類(lei)檔(dang)(dang)案進行電(dian)子版保存(cun),以節(jie)省存(cun)放(fang)空間,有效地防止對此(ci)類(lei)檔(dang)(dang)案的折舊(jiu)損耗,同時,也將(jiang)為檔(dang)(dang)案查閱提供(gong)便(bian)利,大幅度提升(sheng)相關工作(zuo)效率。
在公司OA辦公平(ping)臺上,建(jian)立(li)(li)電子(zi)版檔(dang)案(an)(an)檢索目錄(lu)。各部門(men)要認真收集整理部門(men)檔(dang)案(an)(an),逐項填(tian)寫檔(dang)案(an)(an)電子(zi)標簽(qian),及時(shi)上報檔(dang)案(an)(an)室。在計算機中心的支持配合下,建(jian)立(li)(li)電子(zi)版檔(dang)案(an)(an)檢索目錄(lu),并在公司辦公平(ping)臺上實現(xian)資(zi)源共享。
公司領導和(he)(he)各部(bu)門負責(ze)人對此(ci)進行了詳細討論,并(bing)一(yi)致(zhi)通(tong)過該整(zheng)改意見(jian)。高永慶在會上及時成立了檔(dang)案(an)整(zheng)頓(dun)小組(zu),對此(ci)次檔(dang)案(an)整(zheng)理(li)工(gong)作(zuo)進行指(zhi)導監督。他表示,本(ben)次檔(dang)案(an)整(zheng)頓(dun)工(gong)作(zuo)至關重(zhong)要,通(tong)過對各種檔(dang)案(an)的整(zheng)理(li),回顧(gu)公司歷史變遷(qian),保(bao)證檔(dang)案(an)資(zi)料(liao)的完(wan)備和(he)(he)檔(dang)案(an)管理(li)系統(tong)的通(tong)暢,對進一(yi)步規(gui)范化管理(li)起到了很大的推動作(zuo)用。
(文/圖 閆 倩)